Mantener la integridad de los estados financieros es crítico para un negocio. Sin embargo, esto es un desafío en un ambiente de creciente volúmenes de transacciones y un incremento en la presión de reducir el fin del período.

Números incorrectos pueden dejar a los Directores Financieros ciegos a los problemas o hacer que la compañía se vea con menos valor. En industrias altamente reguladas, los reportes financieros incorrectos son todavía un problema mayor ya que pueden llevar a las compañías a un problema legal.

Cada fin de período, los equipos de finanzas tienen que conciliar miles de récords para cerrar los libros. El principal problema que enfrentan es cuán manual y cuánto tiempo consume está actividad que lleva a errores y a estados financieros incorrectos.

Algunas organizaciones intentan acelerar el cierre y el ciclo del reporte al pedir a los empleados que trabajen tiempo extra, un costo mayor para el negocio y altamente estresante para los empleados.

Los líderes están buscando optimizar el proceso y minimizar los errores asegurándose de tener acceso a números confiables. La buena noticia es que con una planeación estratégica, un práctico uso de la tecnología en las nubes, y mecanismos fáciles de automatización, es posible tener un proceso al corriente.

Aquí hay cinco maneras para mejorar las conciliaciones de cuentas:

1. Establece un proceso estándar

Las organizaciones deben estandarizar las políticas de conciliación de cuenta, el proceso, y procedimientos a través de toda la compañía.

Cuando estableces una operación estándar, estás reduciendo la posibilidad de pasos perdidos u otros errores que impactan la calidad del proceso de conciliación.

2. Establecer una auditoría y una responsabilidad clara para cada conciliación de cuentas

Cuando una conciliación necesita de varios equipos y personas en diferentes oficinas, es fácil que algo se salga de control y la falta de plazos pueden convertirse en la norma.

Es esencial establecer quién necesita hacer qué, y cuándo. La autoría necesita ser clara y transparente.

Establecer autoría y responsabilidad para cada conciliación de cuenta ofrece la capacidad a los empleados de obtener resultados. Cuando el equipo tiene clara su responsabilidad, les permite tomar acción en lugar de perder tiempo tratando de adivinar qué hacer.

3. Aprovechar la nube

Debes aprovechar la nube para asegurar que el equipo tiene todos los datos al día del estado de la conciliación.

Hay muchos beneficios de tener acceso a la información desde cualquier dispositivo con una conexión a internet, especialmente ahora con la situación del COVID-19 donde la mayoría de las personas trabajan remotamente. Las tecnologías en la nube permiten a los empleados llevar su oficina a donde ellos están.

Por ejemplo, las conciliaciones de cuentas están disponibles para cada miembro de los equipos de finanzas y contabilidad sin importar dónde estén.

4. Evita las hojas de cálculo manuales

El departamento de contabilidad puede hacer todo en una hoja de cálculo en Excel o a mano, la conciliación manual de los datos deja abierta la posibilidad a errores humanos, especialmente cuando se procesan un gran volumen de datos. También consume tiempo, es ineficiente y el principal culpable de largos períodos de cierre.

En la conciliación manual es difícil hacer una auditoría y no es un método ágil para trabajar. Considere adoptar una tecnología más eficiente y cierre de períodos más cortos.

5. Automatizar el proceso

Debido a que se deben registrar cientos de entradas manuales, los empleados tienen poco tiempo para manejar los errores, discrepancias y/o pagos faltantes. El atraso en identificar los errores hace más difícil corregirlos teniendo como resultado un costo para el negocio. Si no se verifican estos errores puede comprometer la integridad de la información financiera.

Afortunadamente, hay herramientas disponibles que pueden automatizar el proceso de conciliación de cuentas permitiendo a los equipos de finanzas enfocarse en las entradas extraordinarias y detectar errores rápidamente.

Un programa de conciliación de cuenta puede automatizar el 90% de las transacciones, reduciendo significativamente el riesgo de errores humanos y la manipulación de datos financieros. También ofrece trazabilidad completa y conformidad mientras ahorra cientos de horas.

Un ejemplo es SmartConcil, una solución de conciliación de cuentas basado en la nube que admite datos transaccionales desde cualquier fuente. Aplica una lógica inteligente definida por el negocio para hacer coincidir automáticamente millones de registros en minutos.

Conclusión – pensamientos finales

Las conciliaciones de cuenta son una parte vital del cierre financiero. Un proceso eficiente puede reducir el cierre del período mientras provee números precisos.

Más aún, en un ambiente de creciente volúmenes de transacciones, un efectivo uso de la tecnología es esencial para ganar precisión y transparencia de datos.

¿Has implementado cualquiera de estos pasos en tu compañía? ¡Comparte con nosotros tu experiencia!

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